Erste Schritte
Diese Einleitung wurde entwickelt, um Ihnen den Umgang mit der Warenwirtschaftssoftware cludes zu erleichtern und gegebenenfalls noch einfacher zu gestalten. Im Detail werden Ihnen alle Schritte zum Einrichten der Software erläutert und anhand von Screenshots vieles leicht und verständlich aufgezeigt.

 

 

 

Erste Schritte

Folgende Schritte werden hier beschrieben:

Organisatorische Schritte (diese sollten Sie durchgehen, bevor Sie beginnen mit cludes zu arbeiten):

  1. Zugang zu cludes: Login in cludes, Erhalt der Zugangsdaten
  2. Admininterface: Verschaffen Sie sich einen groben Überblick
  3. Überprüfung der Firmendaten: Einführung in die Verwaltungsoberfläche
  4. Benutzerkonten konfigurieren: Einführung in Benutzer und Gruppen, Bearbeitung von Benutzern und Gruppen

 

Ihr Weg zum ersten Verkauf (bevor Sie den Verkauf über cludes starten müssen diese Schritte ausgeführt werden):

  1. Versand für Länder konfigurieren: Länder aktivieren/deaktivieren, Länder für bestimmte Versandarten modifizieren
  2. Kategorien: cludes-Kategorien mit Plattform-Kategorien verbinden
  3. Anlegen von Lieferanten: Einführung in Lieferanten, neue Lieferanten anlegen
  4. Lagerverwaltung: Einführung in Lagerverwaltung, Erklärung der verschiedenen Lagertypen, ein Lager modifizieren
  5. Schnittstellenanbindung: Einführung in Schnittstellen, Schnittstellen anlegen, Schnittstellen konfigurieren
  6. Mailvorlagen: Einführung in Mailvorlagen, Mailvorlagen bearbeiten, Platzhalter
  7. Der cludes-Rechnungsdrucker: Einführung in das Drucktool, Einstellungen im Drucktool
  8. cludes-Kasse: Erstnutzung [optional]

 

Folgendes wird vom Support vorab übernommen:

  • Die Firmendaten werden gemäß der Angaben im Vertrag in die Grundeinstellungen eingetragen.
  • Die Rechnungsvorlage wird vorab vom Support erstellt und in Ihr System hochgeladen. Senden Sie uns dazu vorher bitte ein Logo und alle wichtigen Angaben zu, die auf der Rechnung angezeigt werden sollen (z.B. Adresse, Bankverbindung, Angaben zum Handelsregister), alternativ können Sie uns auch Ihr Briefpapier als Word-Dokument oder PDF-Datei zukommen lassen.
  • Eine Schnittstelle zu PayPal, Amazon und ebay wird vorab (falls Sie diese gebucht haben) vom Support eingerichtet, dazu benötigen wir einige Daten von Ihnen. Welche, finden Sie in Schritt 5.

 

 

 

1. Zugang zu cludes

Bei cludes handelt es sich um eine Web-Anwendung, welche auf einem Server im Internet liegt. Sie werden zu Beginn der Nutzung von cludes eine URL (z.B. http://Instanz.cludes.com/admin oder http://Instanz.cs.cludes.de/admin) zusammen mit einem Loginnamen und Passwort erhalten, mit denen Sie auf Ihre Instanz zugreifen können. Zur Verwaltung steht Ihnen ein Benutzeroberfläche zur Verfügung, mit welcher Sie Ihr Tagesgeschäft verrichten können.
 
Um auf das System zugreifen zu können, benötigen Sie einen Browser, welcher auf Ihren Internetanschluss zugreifen darf. cludes wurde für die Browser "Chrome" und "Mozilla Firefox" entwickelt, sodass Sie für optimale Darstellung und Leistung zu diesen Browsern wechseln sollten (hierbei werden keine zusätzlichen Kosten verursacht, die beiden Programme sind ohne Probleme herunterzuladen und zu installieren). Öffnen Sie den Browser und geben Sie in die Adressleiste den Ihnen zugewiesenen Link an. Daraufhin wird Ihnen eine Authentifizierungsmaske angezeigt, in der Sie Ihre Zugangsdaten eintragen müssen.
 
 
 
 
Folgende Felder werden Ihnen angezeigt:
  • Benutzername: Für gewöhnlich handelt es sich hierbei um Ihren Firmennamen oder Ihren Nachnamen, den Sie eintragen müssen.
  • Passwort: Hier müssen Sie Ihr Passwort eingeben. Sobald Sie einmal eingeloggt sind, können Sie, falls Ihnen die nötige Berechtigung erteilt wurde, später (sehen Sie hierzu den Abschnitt 'Benutzerkonten konfigurieren') Ihr Passwort ändern. cludes speichert Ihr Kennwort nicht im Klartext ab, sondern verschlüsselt es, sodass man nicht mehr auf das Originalpasswort schließen kann. Zur Anmeldung wird das eingegebenen Passwort ebenfalls verschlüsselt und mit der bereits eingetragenen Verschlüsselung verglichen.
  • Login: Durch einen Klick auf diese Schaltfläche (oder das Drücken der EINGABE-Taste) werden Ihre Zugangsdaten an das System übermittelt. Wenn die Authentifizierung erfolgreich war, wird Ihnen nun das Hauptfenster von cludes im Browser angezeigt.

 

Über das Hauptfenster steuern Sie cludes – es wird alles, was Sie an Fenstern aufrufen, beherbergen und anzeigen.
 
 
 
 
 

2. Admininterface

Zunächst sollten Sie sich einen groben Überblick über die einzelnen Menüpunkte verschaffen und das Interface von cludes kennenlernen.

Das Interface besteht aus folgenden Punkten:

  • Hauptmenü (oben): Im Hauptmenü ganz oben finden Sie alle wichtigen Funktionen und Bereiche von cludes. Außerdem steht Ihnen ein Suchfeld zur Verfügung, über welches Sie sich Bestellungen / Produkte / Kunden direkt anzeigen lassen können.
  • Statusübersicht (rechts): Die Statusübersicht teilt sich in folgende Punkte:
    • Übersicht: Eine Übersicht mit allen wichtigen Geschäftsvorfällen, außerdem die Anzeige des genutzten Volumens (Produkte / Bestellungen).
    • Aktion: Funktionen zum ausloggen, Sprache wechseln; Impressum von cludes; Direktlinks zum Support und zum Helpcenter.
    • letzte Meldungen: Jedes Mal wenn Sie eine Aktion ausführen, z. B. eine Einstellung speichern, wird das hier dokumentiert.
    • Schnittstellenausführung: Übersicht aller letzten Ausführungen der Schnittstellen mit Dauer und Uhrzeit.

 

Eine ausführliche Erklärung des Admininterfaces finen Sie hier

 

Die Navigation in cludes erfolgt über Fenster, ähnlich wie Sie es bei der Bedienung eines Computers gewohnt sind, befindet sich ganz unten eine Taskleiste mit einer Übersicht aller geöffneten Fenster. Die Fenster lassen sich außerdem über Buttons oben rechts minimieren / maximieren / schließen.

Mehr zur Navigation finden Sie in dieser Dokumentation.

 

 

 

3. Überprüfung der Firmendaten

Bevor Sie ihre Instanz von cludes das erste Mal verwenden, werden Ihre Firmendaten bereits von unserem Support hinterlegt. Falls Sie sich nun vergewissern wollen, dass die Firmendaten korrekt sind, oder diese sich geändert haben und Sie die Änderungen nun in das System schreiben
wollen, besteht hierzu die Möglichkeit. Um Zugriff auf Ihre Firmendaten zu erhalten, folgen Sie bitte folgenden Links: Verwaltung -> Anzeigen -> Verwaltung -> Grundeinstellungen.
 
 
 
 
 
 
 

4. Benutzerkonten konfigurieren

Hinweis: Je nach cludes Version steht Ihnen zu Anfang eine bestimmte Anzahl an Benutzern zur Verfügung, diese sind vorkonfiguriert und müssen von Ihnen nicht verändert werden! In diesem Fall können Sie diesen Schritt überspringen!

 

cludes ist ein Multi-User-System, was bedeutet, dass es mehrere verschiedene Benutzer gibt, die zusätzlich in verschiedene Gruppe zusammengefasst sind. Jede Gruppe verfügt über bestimmte Rechte und Rechtevergaben - je weitreichender diese Rechte sind, desto größer ist auch die Gefahr des Missbrauches, weshalb Sie Vorsicht bei der Rechtevergabe walten lassen sollten.

Für weitere Benutzerkonten setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Kontakt.

 

Wie Sie einen Benutzer bearbeiten und sich die verschiedenen Benutzergruppen anzeigen lassen, finden Sie in diesem Artikel.

 

 

 


 

 

 

1. Versand für Länder konfigurieren

Für jedes Land, in dass sie Ihre Produkte senden, fallen je nach Region bestimmte Versandkosten an, die Sie in cludes hinterlegen können, zusätzlich mit den Informationen über den zu verwendenden Dienstleister.
 
Wichtiger Hinweis: Sofern Sie externe Verkaufsportale oder Shopsysteme (ausgen. cludes Shop und eBay) verwenden, so tragen Sie die gewünschten Versandkosten bitte direkt auf der jeweiligen Verkaufsplattform bzw. dem Internetshop ein. cludes übernimmt die übermittelten Versandkosten zu jeder Bestellung automatisch.
 
Länder müssen in cludes zuerst aktiviert werden, d. h. dass diese für den Versand von Produkten markiert und konfiguriert werden müssen. Danach können Sie die Informationen über Kosten und Dienstleister für dieses Land bestimmen, sodass die Software auf die Daten für den Versand in dieses Land zugreifen kann. Um ein Land zu aktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: Verwaltung -> Anzeigen -> Länder & Versandkosten -> aktivieren / deaktivieren.

In dem Formular befinden Sich zwei Tabellen mit Ländernamen. In der linken Tabelle befinden sich alle Länder, die Sie aktiviert haben, wobei "Deutschland [DE]" schon von Anfang an aktiviert wird, damit Sie ihre Produkte ohne große Mühe bereits im Inland vertreiben können. In der rechten Tabelle befinden sich alle deaktivierten Länder, in denen der Versand also nicht möglich ist.

 

 

Wenn Sie ein Land aktivieren wollen, können Sie es aus der rechten Liste auswählen. Falls Sie mehrere Länder gleichzeitig auswählen wollen, können Sie die Steuerungstaste "STRG" (rechts unten auf der Tastatur) während der Auswahl gedrückt halten. Nachdem Sie die gewünschten Länder, die aktiviert werden sollen, ausgewählt haben, können Sie diese mit einem Klick auf die Schaltfläche "" aktivieren, woraufhin sie in der linken Liste erscheinen. Der Versand in diese Länder ist damit nun möglich.
 
Das Deaktivieren eines Landes funktioniert fast äquivalent – Sie suchen diesmal aus der linken Liste ein Land aus, in welches Sie Ihre Produkte nicht mehr versenden wollen, bestätigen aber vorher mit dem Setzen eines Häkchens in das Feld "deaktivieren bestätigen", dass das Land
deaktiviert werden soll. cludes löscht alle Produktverknüpfungen für ein Land, das dieses nicht mehr für den Versand verwendet werden soll. Klicken Sie dann wieder auf die Schaltfläche "", um das Deaktivieren zu bestätigen.
 
Wenn ein Land aktiviert wurde, wird es ab sofort in der Liste der zu bearbeitenden Versandeinstellungen gelistet. Um die Liste zu betrachten und die Versandkonfigurationen einzusehen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Verwaltung -> Anzeigen -> Länder & Versandkosten -> Anzeigen.

 

 

In dem Formular werden nun alle Länder, die aktiviert wurden, gelistet. Mit einem Klick auf Ihren Namen lassen sich die Versandinformationen für das Land aufrufen und modifizieren.

 

 

Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Aktiv?: Ja/Nein, wählen Sie unterhalb dieses Fensters den Button “Land deaktivieren” um das Land auf inaktiv zu stellen.

  • Gruppierungsname: Geben Sie einen Gruppierungsnamen ein um mehere Länder zu gruppieren, z.B. “Nordamerika”.

  • Land

  • Kontinent

  • Kontinent Code

  • Versandkosten Staffelung definieren: Hier lassen sich Staffelpreise definieren, um ab einem bestimmten Warenwert verschiedene Versandkosten anzubieten.

  • Kontinent Code

  • ISO Code

  • Freigrenze Standartversand / Liefer Bonus: Bei der Freigrenze handelt es sich um maximalen Betrag für Importwaren, der in diesem Land erlaubt ist. Tragen Sie diesen hier in Euro ein.

  • Überspringe Schwellenwertprüfung: Aktivierte Option überspringt die Prüfung eines Mindestbestellwertes.

  • Versandkosten Standart: Versandkosten für den Standart-Versand.

  • Spedition für Standart: Wählen Sie eine Spedition für den Standart-Versand aus. Diese muss im System angelegt sein.

  • Versandkosten für Nachnahme: Versandkosten für Bestellungen mit der Zahlungsart “Nachnahme”.

  • Spedition für Nachnahme: Wählen Sie eine Spedition für Bestellungen mit der Zahlungsart “Nachnahme”, diese muss im System angelegt sein.

  • Versandkosten Express: Versandkosten für Bestellungen die per Express-Versand versendet werden sollen.

  • Spedition für Express: Wählen Sie eine Spedition für den Express-Versand. Diese muss zuvor im System angelegt werden.

  • Mindestbestellwert für Rechnung: Geben Sie einen Mindestbestellwert für Bestellungen mit der Zahlungsart “Rechnung” an (in Euro).

  • Maximalbestellwert für Rechnung: Geben Sie einen Maximalbestellwert für Bestellungen mit der Zahlungsart “Rechnung” an (In Euro).

  • Änderungsdatum: Datum und Uhrzeit der letzten Änderungen an diesem Land.

 

So können Sie für jedes Land und für verschiedene Dienste eigene Versanddienstleister und Ihre Kosten eintragen. Wenn Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "modifizieren".

 

 

 

2. Kategorien

Für gewöhnlich werden Ihre Kateogrien vorab aus einem anderem System importiert. Nachdem Sie die Grundeinstellungen überprüft und gegebenenfalls modifiziert haben, können Sie diese Kategorien mit den Kategorien anderer angeschlossener Verkaufsplattformen verknüpfen. Sie haben also eine Kategorie "Toaster" in cludes, und diese Kategorie verknüfpen Sie mit der Kategorie "Kategorien/Elektrische Küchengeräte/Toaster/Alle Toaster/" von Amazon und der Kategorie "Antiquitäten & Kunst / Haushalt / Toaster" von eBay Germany. cludes erkennt beim Übertragen Ihrer Produkte, welche Kategorie für die jeweilige Plattform gültig ist, und wählt diese aus, sodass sich das Produkt auf der jeweiligen Plattform auch in der Kategorie befindet, in der es sich befinden soll.

 
Um sich die Kategorien anzeigen zu lassen gehen Sie wie folgt vor: Verwaltung -> Anzeigen -> Kategorien -> Anlegen / bearbeiten.

 

 

Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Kategorie, es erscheinen mehrere Auswahlbuttons. Über das blaue Zahnrad öffnen Sie die Kategorie zum Modifizieren und zum Verknüpfen mit Plattform-Kategorien, dort wählen Sie dann "Plattformkategorien Anzeigen/Verstecken".

 

 

Der Kategorienkatalog wird in regelmäßigen Abständen aktualisiert und bei Ihnen eingespielt, doch falls Sie eine brandneue Kategorie einer Plattform benötigen, können Sie diesbezüglich eine Anfrage an unseren Support senden.

In dem Formular sind Sie in der Lage, eigene Kategorien mit jeder Kategorie, die auf anderen Plattformen vorhanden sind, zu verknüpfen (Reiter "Plattformaktegorien anzeigen/verstecken" öffnen). Für jede verfügbare Plattform gibt es ein Logo, eine Textleiste, in der die momentan mit dieser cludes-Kategorie verknüpften Plattformkategorie steht, und eine Liste mit allen verfügbaren Kategorien. (Für eBay-Kategorien gelten zur Zeit Sonderregeln, diese lassen sich aufgrund der Bezeichnungen für verschiedene internationale eBay-Instanzen für jedes Land separat auswählen).
 
Zunächst müssen Sie oberhalb im Feld "Kategoriensuche nach Stichwörtern (mehrere mit Komma getrennt):" einen Suchbegriff eingeben, über welchen Sie die Kategorie identifizieren. Anschließend klicken Sie auf den Button "Stichwortsuche starten". 
 
Um nun für eine bestimmte Plattform die Kategorie auszuwählen, suchen Sie nach dem Logo und wählen aus dem Listenfeld direkt darunter eine Kategorie aus – Ihnen steht es natürlich frei, auch für andere Plattformen die jeweilige Kategorie auszuwählen, nur für den Fall, dass Sie später ebenfalls auf dieser Plattform Ihre Produkte verkaufen wollen. Klicken Sie nun noch auf die Schaltfläche "Alles speichern", die sich in dem Formular ganz unten befindet, damit die Änderungen gespeichert werden. Mit diesem Wissen können Sie nun Ihren eigenen Kategoriebaum erstellen und mit Kategorien aus anderen Plattformen verknüpfen.
Bitte beachten Sie, dass die Zuordnung an externe Plattformkategorien erst dann Sinn ergibt, wenn Sie bereits eine aktive Schnittstelle für die Plattform besitzen. 

 

 

 

3. Anlegen von Lieferanten

Bevor Ihre Produkte angelegt werden können, benötigen diese jedoch noch Informationen über Lieferanten. Standardmäßig ist bereits ein Lieferant eingefügt worden, welcher allerdings lediglich als Vorlage dienen soll. Wenn Sie später die Bestände für Ihre Produkte automatisiert auffrischen wollen, müssen Sie Ihre Lieferanten mit allen wesentlichen Daten in das System hinterlegen.

Um einen neuen Lieferanten anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Lieferanten -> Anlegen.

In dem nun angezeigtem Formular können Sie nun sämtliche Daten für Ihre Lieferanten hinterlegen.

 

 

Um Verwechselungen der Daten zu vermeiden, wird jedes Eingabefeld genau beschrieben:

  • Kunden-ID: Alternativ können Sie die Adressdaten eines Lieferanten auch aus einem in cludes angelegten Kunden hinterlegen, falls dieser als Kunde existiert. Tragen Sie hier die Kunden-ID ein und wählen Sie danach "Kundendaten importieren".

  • Lieferantenname

  • Straße / Hausnummer

  • Postleitzahl

  • Ort

  • Land

  • Lieferzeit in Tagen: Tragen Sie die Lieferzeit des Lieferanten in Tagen ein. Das ist dann wichtig, wenn ein Kunde bei Ihnen einen Artikel bestellt, welcher momentan nicht vorrätig ist und erst bestellt werden muss.

  • Lieferbar ab (jjjj-mm-tt): Tragen Sie hier eine Lieferzeit ein um festzulegen, ab wann Artikel von diesem Lieferanten wieder lieferbar sind.

  • Mail Bestellung: E-Mail Adresse, von welcher die Bestellungen an den Lieferanten gesendet werden.

  • Mail Allgemein: Ihre persönliche E-Mail Adresse über welcher der Lieferant Sie erreichen kann.

  • Telefon

  • Fax

  • Kontaktperson

  • Mindestbestellwert: Mindestbestellwert des Lieferanten in Euro. Liegt Ihr aktueller Bestellwert unter diesem Betrag, wird keine Bestellung an den Lieferanten aufgegeben.

  • Kundennummer: Ihre Kundennummer beim Lieferanten, sofern vorhanden.

  • Zahlungsziel in Tagen: Tragen Sie hier das Zahlungsziel in Tagen ein, welches der Lieferant vorschreibt.

  • Kreditor: Nummer Ihres Buchhaltungskontos.

  • Freifeld: Tragen Sie hier zusätzliche Informationen ein, diese werden allerdings nirgendwo angezeigt.

  • Hinweis Versandkosten: Internes Hinweisfeld zu Versandkosten.

  • Notiz: Individuelle Notiz, nur von Ihnen einsehbar.

 

Wenn Sie die Daten in die Masken eingetragen haben, können Sie durch ein Klick auf "anlegen → modifizieren" den Lieferanten in die Liste einfügen.
 
Wie bereits beschrieben finden Sie anfangs einen Standardlieferanten in cludes, bevor Sie diesen anlegen konnten. Dieser Lieferant ist virtuell und entspricht keinem realem Lieferanten, aber wenn Sie die Nachbestellung Ihrer Produkte bei Ihren Lieferanten über cludes abwickeln lassen
wollen, ist es sehr zu empfehlen, die Lieferantenliste direkt mit Ihren existierenden Lieferanten zu füllen und den Standardlieferanten nicht zu verwenden, denn von diesem können Sie nicht nachbestellen.

 

 

 

4. Lagerverwaltung

Über cludes haben Sie die Möglichkeit, mehrere Lager anzulegen und zu verwalten. Diese Option ist vor allem dann von Nutzen, wenn Sie verschiedene Lagertypen oder mehrere Filialen Ihrer Firma verwenden, um zu bestimmen, welche Stelle aus welchem Lager versorgt werden soll. So können Sie beispielsweise ein Hauptlager für alle Filialen, ein Speziallager für Ihre Hauptfiliale, ein Lager für defekte Produkte usw. anlegen, wobei Sie bestimmen, welche Schnittstelle über welches Lager verfügt.

Um ein neues Lager anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Verwaltung -> Anzeigen -> Lager -> Anlegen.
 
In dem nun erscheinendem Formular können Sie den Namen und die Funktionalität Ihres neuen Lagers bestimmen.
 
 

 

Die Felder werden Ihnen im einzelnen erklärt:

  • Lager-ID: Fortlaufende ID, wird vom System automatisch generiert.

  • Gesperrt? Gibt an ob das Lager gesperrt ist. Um ein Lager zu sperren wählen Sie bitte den Button “sperren” im unteren Abschnitt dieses Fensters. Beachten Sie bitte, dass Artikel, die einem gesperrten Lager zugeordnet sind, nicht zum Verkauf zur Verfügung stehen.

  • Wählen Sie den Lager-Typ:

    • Hauptlager: Das Hauptlager dient als Grundlage für den Internetverkauf, es kann immer nur ein Lager dieses Typs geben.

    • Transfer-Lager: Wenn Sie Artikel von einem Lager in ein anderes buchen wollen, sollten Sie diese zunächst in ein Transfer-Lager buchen und dann in das Endlager.

    • Differenzlager: Ausgleichslager für Inventur.

    • Defekt-Lager: Defekte Artikel lassen sich in das Defekt-Lager buchen. Außerdem werden Artikel, die mit der Begründung “Defekt” storniert/retourniert werden automatisch in dieses Lager gebucht.

    • Zwischen-Lager: Artikel die derzeit nicht zum Verkauf zur Verfügung stehen sollen lassen sich in ein Zwischen-Lager buchen.

    • Ladenlokal Lager: Lager für ein Ladenlokal. Dieses Lager lässt sich z. B. einem Kassen-System zuordnen.

    • Amazon Fullfillment Lager: Lager für Amazon Fullfillment, geben Sie hier außerdem die entsprechende Schnittstelle und den Typ an (Landesplattform und Sellable/Unsellable). Mehr dazu finden Sie hier.

    • virtuelles Misch-Lager - Quelllager: Ein Misch-Lager lässt sich aus zwei bestehenden Lagern zusammensetzen. Diese geben Sie im Feld “Quelllager” an. Wollen Sie z.B. Artikel, die sich in Ihrem Ladenlokal befinden, auch für den Internethandel verfügbar machen erstellen Sie ein Misch-Lager aus dem Hauptlager und dem Ladenlokal Lager. Beachten Sie bitte, dass Sie die entsprechenden Artikel anschließend auch dem Misch-Lager zuordnen müssen.

  • Lager-Name: Legen Sie einen Namen für das Lager fest.

  • Reservierungen einbeziehen: Lesen Sie sich hierzu bitte die Dokumentation “Lagerregeln verwalten” durch.

  • benutzt Lagerplätze: Wenn Sie in diesem Lager Lagerplätze benutzen markieren Sie diese Funktion. Es können dann im Produkt selber die Lagerplätze definiert werden.

  • Lagerplatzregel: Ein Regulärer Ausdruck welcher zur Prüfung der Lageplätze angewandt wird. Dadurch wird sichergestellt dass kein Lagerplatz angelegt wird, welcher nicht dieser Regel entspricht.

  • Lieferant (dropshipping): Wenn Sie ein Lager, welches das Lager eines Dropshipping-Lieferanten abbildet, in cludes anlegen, wählen Sie hier "externer Lieferant".

  • dropshipping Lieferant: Hier wird zusätzlich zum Feld "Lieferant (dropshipping)" der Lieferant ausgewählt.

  • Lieferant Schnittstelle: Wenn Sie eine Lieferanten-Schnittstelle bei uns gebucht haben und ein Lager innerhalb von cludes haben, dass das Lager des Lieferanten abbildet, wählen Sie diesen hier aus.

  • Änderungsdatum: Datum und Uhrzeit der letzten Änderung an diesem Lager.

  • Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit der Erstellung dieses Lagers.

  • Bestände des Mischlagers neu berechnet: Berechnet erneut den summierten Bestand aus allen Lagern, die im Feld "virtuelles Misch-Lager - Quelllager" angegeben wurden.

  • Alle Lagerplätze mit einem Bestand von 0 löschen: Entfernt alle Lagerplätze der Produkte deren Bestand = 0 ist.

 

Bitte beachten Sie, dass Sie für jedes Lager nur eine Funktionalität verwenden können, und diese nur einmal. Es kann also keine zwei Lager geben, deren Funktionalität auf "Hauptlager" gesetzt wurde. Wenn sie mit den Einstellungen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "anlegen → modifizieren", um das Lager anzulegen.
 
Später lassen sich im Schnittstellenmenü und in der Produktansicht die jeweiligen Lager auswählen, die Sie in diesem Menü angelegt haben. Standardmäßig befindet sich bereits ein Standardhauptlager in der Einrichtung von cludes, welches Sie verwenden können, wenn Sie über keine komplexe Lagerverwaltung verfügen.

 

 

 

5. Schnittstellenanbindung

cludes kommuniziert mit den jeweiligen Plattformen über sogenannte Schnittstellen, die bidirektional arbeiten. Im Grunde heißt das, dass cludes Anfragen an die jeweilige Plattform sendet, die dort dann verarbeitet werden und eine Antwort generieren, die dann wieder von cludes entgegengenommen wird. So ist es möglich, Produkte und Lagerbestände von cludes zur einer Plattform wie Amazon oder eBay zur übertragen, sodass diese auf der Plattform aktualisiert werden. Im Gegenzug kann die Plattform Informationen über Rechnungen, aktuelle Bestände oder Kundeninformationen an cludes senden, wobei diese dann gesichert und verwaltet werden. Keine Schnittstelle ist wie die andere, und die Konfigurationen dieser unterscheiden sich daher. Um eine Schnittstelle zu konfigurieren lesen Sie sich bitte den entsprechenden Artikel durch.

 Schnittstellen allgemein können Sie sehr leicht anlegen: Verwaltung -> Anzeigen -> Schnittstellen -> Anlegen.

Suchen Sie in dem erscheinendem Fenster das Firmenlogo der Plattform, zu der die Schnittstelle führen soll, und klicken Sie auf dieses, woraufhin die Schnittstelle angelegt wird. Je nach Plattform erscheint nun ein anderes Konfigurationsfenster, in welches Sie die Konfigurationen eingeben müssen.
 
Einige Schnittstellen unterliegen einigen besonderen Bestimmungen – wenn Sie versuchen, eine dieser Schnittstellen im angezeigtem Formular anzulegen, wird Ihnen das System eine Fehlermeldung anzeigen. In diesem Fall müssen Sie sich mit unserem Support in Verbindung 
setzen, welcher befugt ist, die Restriktionen zu umgehen und Ihre Schnittstelle anzulegen.

 

Für die meisten Schnittstellen übernimmt der Support vorab die Ersteinrichtung, dazu benötigen wir bestimmte Daten von Ihnen. Senden Sie diese dem Support bitte per E-Mail zu.

Schnittstelle Benötigte Daten
Verkaufsplattformen  
Amazon Merchant-ID, AWS-Secret-Key, AWS-ID
ebay Benutzername, Passwort
Yatego Benutzername, Passwort
Rakuten Rakuten-Key
Hitmeister client Key, API Key
MeinPaket/Allyouneed Benutzername, Passwort, Landeskürzel
Otto Benutzername, Passwort
   
Shopsysteme  
xt:Commerce Datenbank Zugangsdaten, FTP Zugangsdaten, Shop URL
Oxid MySQL Zugangsdaten, FTP Zugangsdaten, Server IP, Oxid Hauptverzeichnis, Shop URL
Magento MySQL Zugangsdaten, Shop URL, Web-Service User, Web-Service Api Key
Shopware 4 Shopware-API-Schlüssel, Shopware Shop URL, FTP Zugangsdaten, ID Masterkategorie
Shopware 5 Shopware-API-Benutzer, Shopware-API-Schlüssel, Shop URL, ID Masterkategorie
Prestashop API-Schlüssel, Shop URL, Shop-ID, Shop Version
Shopgate Kundennummer, Shop-Nummer, API-Key
   
Versanddienstleister  
DHL Intraship bzw. DHL Versenden Benutzername, Intraship bzw. DHL Versenden Passwort, Vertragsnummer (EKP) Standardversand, Product-Id (Inland), Version (Intraship oder DHL Versenden)
DPD Benutzername, Passwort, Depot, DPD-Kundennummer, Nummernkreis
Hermes Benutzername, Passwort
UPS Accesskey/Zugangsschlüssel, UPS-Kundennummer, Benutzername, Passwort, Label-Format (GIF/EPL)
GLS Kundennummer, Depot-Nummer, Tracking Benutzername, Tracking Passwort, GLS Contact ID, GLS Kundennummer, Nummernkreis
   
Zahlungsanbieter  
Paypal Benutzename, Passwort
Klarna Shop-ID, Shared Secret
   
Sonstige  
Amazon Vendor GLN, Import/Export-Art, Vendor-Code

 

 

6. Mailvorlagen

Über cludes können Sie ebenfalls die Vorlagen für E-Mails und Rechnungen zentral verwalten. Die Software verwendet in den Rechnungsvorlagen Platzhalter, mit denen Sie trotz eines Vorlagenbriefes individuelle Informationen über den jeweiligen Kunden einbauen können. Der
Vorteil in diesem Konzept liegt darin, dass Sie so zentral Formatierungen und Vorlagen für alle Kunden verwenden können.
Um eine Mailvorlage zu laden und zu modifizieren, gehen Sie wie folgt vor: Verwaltung -> Anzeigen -> Vorlagen -> Mailvorlagen.

Um eine Mailvorlage zu bearbeiten wählen Sie bitte den Link “anzeigen/verstecken” neben der entsprechenden Schnittstelle.

 

 

Sie sehen nun den Namen der Mailvorlage, ob diese aktiv oder inaktiv ist, den Typ (HTML oder Text), das Datum der Erstellung und das Datum der letzten Modifikation.

 

 

Wählen Sie bitte den Link “Details” neben der Mailvorlage. Es öffnet sich ein neues Fenster, in diesem können Sie nun alle Einstellungen vornehmen.

 

 

 

 

Platzhalter

Versuchsweise können sich, um sich das System der Platzhalter zu verdeutlichen, einmal die Mailvorlage für die 1. Mahnung ("Backend: 1. Mahnung") anschauen. Wählen Sie aus der Liste den Eintrag "Backend: 1. Mahnung" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Details". Der Inhalt dieser Mailvorlage sollte in etwa der Abbildung leichen, es ist aber nicht von Nachteil, wenn es das nicht tut – denn der Sinn des Feldes ist es, Ihre Mailvorlagen so individuell zu gestalten, wie Sie es möchten.

 

 

In dem Textfeld selbst befinden sich einige Wörter zwischen Dollar- und Prozentzeichen ($ und %). Bei diesen Wörtern handelt es sich cludes-interne Platzhalter, die, wenn eine Mail über cludes verschickt werden soll, erst mit den Daten des jeweiligen Kunden ersetzt werden, bevor
die E-Mail dann auch wirklich verschickt wird. Um Ihnen den Umgang mit den Platzhaltern etwas nahe zu bringen, werden diejenigen aus der "Backend: 1. Mahnung" gelistet und beschrieben:
  • $kdn_vname$: Der Vorname des Kunden.
  • $kdn_name$: Der Nachname des Kunden.
  • $kdn$: Die cludes-interne Kundennummer.
  • $ods_bestellnr$: Die Bestellnummer, weswegen die Mahnung verschickt wird.
  • $ods_gpreis$: Der Gesamtbetrag der Rechnung. Da Mahnungen nur dann verschickt werden, wenn die Zahlungsart der Bestellung auf "Rechnung" gesetzt wurde und diese für gewöhnlich voll bezahlt werden, wird hier nicht der verbleibende Preis angezeigt.
  • %SellerName%: Der Name des Verkäufers oder eine zuständige Abteilung.
  • %ktonr%: Die Kontonummer des Verkäufers.
  • %blz%: Die Bankleitzahl des Verkäufers.
  • %bankname%: Der Bankname, welcher zur BLZ gehört.
  • %SellerBankIBAN1%: Internationale Bankkontennummer
  • %SellerBanlBIC1%: Bankidentifizierungscode.
  • $billiD_prefix$: Verwendungszweck
 
In anderen Mailvorlagen werden Sie ebenfalls Platzhalter finden, die Sie bei Bedarf aufschreiben und merken können. Bitte beachten Sie, dass eine Mailvorlage aktiviert sein muss, damit sie vom System verwendet werden kann.

 

 

 

7. Der cludes-Rechnungsdrucker

Beim cludes-Rechnungsdrucker (oder auch cludes Connector) handelt es sich um ein Programm, welches sich die Informationen über Bestellungen von den Plattformen, auf denen Sie handeln, in regelmäßigen Abständen herunterlädt und die dazugehörigen Rechnungen und Labels für der Versand generiert. Die Rechnungen werden dann an Ihren angeschlossenen und ausgewählten Drucker zum Drucken gesendet.
 
Für den Connector sollten Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
  • einen PC mit Microsoft Windows als Betriebssystem
  • eine Internetverbindung, es ist keine besondere Bandbreite erforderlich aber durch eine schnellere Verbindung können Rechnungen und Labels schneller heruntergeladen werden
  • einen Drucker, welcher in der Lage ist, das gewünschte Versandlabelformat (meist DIN-A5 oder A6) auszudrucken, dieser muss mit dem Windows-PC verbunden sein um die Versandlabels ausdrucken zu können

 

Sie können sich das Paket mit dem Rechnungsdrucker hier herunterladen, anschließend müssen Sie es entpacken. Das Programm befindet sich dann im Pfad "CLUDES-Tool/CLUDES_Tool.exe", welches Sie, um die Funktionalität des Druckers nutzen zu können, starten müssen.
 
Wenn Sie das Programm mit einem Doppelklick auf "CLUDES_Tool.exe" gestartet haben, erscheint ein Fenster.

 

 

Es beinhaltet ein  Listenfeld, welches bestimmte Ereignissen und Fehlermeldungen dokumentiert, und drei Schaltflächen mit folgender Bedeutung:
  • Automatische Abfrage: Lädt bei einem Klick jede verfügbare Rechnung herunter und bereitet das erneute Abfragen der Rechnung in einem von Ihnen zu bestimmenden Intervall (meist 15 Minuten) vor.
  • Manuelle Abfrage: Lädt wie bei der automatischen Abfrage jede verfügbare  Rechnung herunter, wiederholt den Vorgang aber ohne eigenen Befehl nicht.
  • Stop: Bricht den gegenwärtigen Lade- und Druckvorgang ab.
  • Gutschriften Abfrage: Fragt Gutschriften aus dem System ab und lädt diese herunter. Diese dürfen noch nicht den Status "erledigt" haben und es muss eine LaTeX-Vorlage vorhanden sein.
  • Mahnungen Abfragen: Fragt Mahnungen aus dem System ab und lädt diese herunter. Diese dürfen noch nicht den Status "erledigt" haben und es muss eine LaTeX-Vorlage vorhanden sein.
  • Ablage: Öffnet den ausgewählten Ordner auf Ihrem Rechner.
  • Einzelne Rechnung abfragen: Tragen Sie hier eine Bestell-Nummer aus cludes ein um nur diese bestimmte Rechnung abzufragen und ggf. herunterzuladen.

 

 

Am oberen Rand der Anwendung befinden sich Registerkarten, im Reiter "Einstellungen" werden Ihre Daten zur Verbindung des cludes Connectors zu cludes hinterlegt. Die Registerkarte wird im Folgenden beschrieben:
  • Benutzername: Der Login-Name Ihres Kontos in cludes.
  • Passwort: Das Passwort Ihres Kontos in cludes.
  • Instanzname: Wenn Sie sich in das Webinterface von cludes anmelden, ist die URL, welche Sie verwenden, für gewöhnlich nach dem Schema http://Instanz.cludes.com/admin oder http://Instanz.cs.cludes.de/admin aufgebaut, wobei "Instanz" der Bereich für Ihre cludes-Instanz und "Manage-Group" die Benutzergruppe, für die Sie sich anmelden wollen, beschreibt (für weitere Informationen konsultieren Sie bitt den Abschnitt "Webinterfaces von cludes" auf dieser Seite"). Ihre Instanz muss in dieses Feld eingetragen werden, während die Benutzergruppe das Interface, welche Sie aufrufen wollen, beschreibt. Die Serveradresse muss in das Feld "Serveradresse" eingefügt werden.
  • Serveradresse: Beschreibt den Server, auf welchem Ihre Instanz liegt. Die Adresse muss in das referenzierte Feld geschrieben werden, damit der Rechnungsdrucker in der Lage ist, eine Verbindung zur richtigen Instanz auf dem angegebenen Server aufzubauen.
  • Abfrageintervall: Der Intervall in Minuten, nach dem nach einem Klick auf die Schaltfläche "automatische Abfrage" wieder eine Abfrage gestartet werden soll.
  • Einstellungen speichern: Sorgt dafür, dass das Programm nach Beendigung die hier vorgenommenen Änderungen übernimmt.

 

 

Im Reiter "Druckeinstellungen" des cludes Connectors werden die Einstellungen für den Drucker hinterlegt, außerdem welche Dokumente überhaupt ausgedruckt werden sollen. Die Felder werden hier erklärt:

  • Rechnungsdrucker: Der zu verwendende Rechnungsdrucker. Dieser sollte das Format DIN-A4 unterstützen und an den PC angeschlossen sein.
  • Labeldrucker: Der zu verwendende Labeldrucker. Dieser sollte das Format DIN-A5 oder A6 unterstützen und an den PC angeschlossen sein.
  • automatisch herunterladen: Sorgt dafür, dass für den jeweils ausgewählten Drucker die Informationen heruntergeladen werden.

 

Der Rechnungsdrucker ist der mobilen Datenerfassung wegen, welche Sie mit cludes durchführen können, sehr interessant, denn er überprüft jede Bestellung von jeder Plattform, zu der Sie eine Anbindung erstellt haben, lädt neue Rechnungen runter und schickt diese an Ihren Rechnungsdrucker, sodass Sie automatisch eine Liste mit allen Bestellungen erhalten, die Sie abarbeiten müssen. Wenn die Artikel verpackt worden sind, lädt das Drucktool die auf Ihrer cludes-Instanz generierten Versandlabels runter und schickt diese an Ihren Labeldrucker.

 

 

 

8. cludes-Kasse

Für den Direktverkauf bietet cludes außerdem ein Kassen-System an. Sofern Sie dieses Zusatzmodul gebucht haben, senden Sie uns bitte dieses Formular ausgefüllt zu, damit der Support die Kasse entsprechend Ihren Wünschen einrichten und Ihnen anschließend zusenden kann.

Im Helpcenter finden Sie außerdem einen Abschnitt mit Dokumentationen zur Nutzung des Kassensystems.