F.A.Q. Allgemein
Hier finden Sie die allgemeinen F.A.Q. bezüglich des cludes-Systems.

 

Übersicht:

 

 

 

F.A.Q. - Allgemein

 

Wieso werden Bestellungen in cludes nicht auf den Status “bezahlt” gesetzt? 

Zunächst unterscheidet das System zwischen manueller und automatischer Zahlungszuweisung. Manuelle Zahlungszuweisung bedeutet, dass Sie eine Bestellung öffnen und im Reiter "Aktion" den bereits gezahlten Betrag selber setzen. Die Bestellung wird dann freigegeben, die Rechnung wird generiert und ausgedruckt, und Sie können die Bestellung verpacken.

Wenn die Zahlungszuweisung automatisch erfolgen soll, benötigen Sie eine PayPal- und / oder HBCI-Anbindung, damit die Buchungsdaten in das cludes-System importiert werden können. Diese Daten können Sie unter Payment -> Kontoübersicht einsehen. Nach dem Import durch diese Schnittstellle(n) wird die automatische Zahlungserkennung ausgeführt, bei der der Buchungstext mit bestimmten Merkmalen (Auktionsnummer, Kunden- oder Bestellnummer, Preis) mit den Daten der noch nicht freigegebener Bestellungen gegengeprüft wird. Gibt es hier einen eindeutigen Treffer, wird die Referenz der Bestellung (Kunden- und Bestellnummer, durch einen Bindestrich getrennt) in die Zahlung eingetragen, diese wird verbucht, und die Bestellung wird freigegeben. Sie können auch einen Belegtextzusatz eintragen, welcher die Bestellung eindeutig referenziert (auch hier Kunden- und Bestellnummer mit Bindestrich), damit das System bei fehlenden Informationen dennoch die automatische Zahlungserkennung durchführen kann.

 

 

Wie kann ich die Rechnungsnummer, welche auf der Rechnung abgedruckt wird, ändern?

Sie können die Rechnungsnummer, welche auf der Rechnung abgedruckt wird, einfach selber ändern. Dazu müssen Sie unter Verwaltung -> Anzeigen -> Vorlagen -> Rechnungsvorlagen Ihre entsprechende Vorlage auswählen und nach einem Klick auf bearbeiten, gelangen Sie in die Vorlagenübersicht wo Sie verschiedene Daten einstellen können. Wenn Sie nun herunterscrollen gibt es einen Link welcher über "Vorlage speichern" bei "Text: anzeigen" hinterlegt ist. Mit einen Klick auf "anzeigen" sehen Sie den LaTeX-Code, welcher für die Rechnungserzeugung genutzt wird.

In den nun erscheinenden Textfeld suchen Sie nach folgendem (z.B. indem Sie Strg + f drücken):

setkomavar{invoice}{$$BillID$$}

An dieser Stelle ist der Platzhalter BillID hinterlegt, welcher Standardmäßig vom System mit - gefüllt wird - Platzhalter: $$ods_kdn$$-$$ods_bestellnr$$.
Wir empfehlen für diesen Fall das Sie die Pack-ID nutzen, da diese nur eine Zahl, welche nur einmal im System vorkommt, präsentiert. Diesen Wert können wir auch auf einen anderen ändern solange dieser größer ist als die Größte im System vorkommende. Der Platzhalter für die Pack-ID nennt sich packID.

Sie müssen also $$BillID$$ mit $$packID$$ austauschen.
Für die Änderung der Pack-ID auf einen neuen Wert sollten Sie uns nochmal schriftlich eine Mail zukommen lassen. Dann werden wir intern den Wert auf Ihre Vorgabe ändern.

 

 

Wie kann ich einen Lieferschein erzeugen lassen?

Dies können Sie indem Sie unter Verwaltung -> Anzeigen -> Schnittstellen -> Anzeigen -> PDF erzeugen,  im Abschnitt "Welche Dokumente sollen erzeugt werden?" den Haken bei “Lieferscheine” setzen. Zusätzlich dazu brauchen Sie noch eine Rechnungsvorlage für den Lieferschein.
Sie können auch innerhalb des Rechnungsdokuments den Platzhalter $lieferschein$ nutzen um eine weitere Seite, mit den Lieferschein für diese Bestellung im PDF-Dokument zu erhalten.

 

 

Wie modifiziere Ich die Preise einer Preisgruppe und wo wird diese genutzt? 

Es wird nur die Preisgruppe für die Schnittstellen genutzt, welche dort hinterlegt ist. Beim Anlegen einer Preisguppe können Sie alle Produkte dieser zuweisen lassen, dazu müssen Sie auf "Verkaufspreis für diese Preisgruppe setzen" klicken. Sie können die Preise der Preisgruppe über Produkte -> Massenpreisänderungen auf Basis des derzeitigen Verkaufspreis ändern.

Dazu müssen Sie einen Wert eingeben, eine Einheit(Prozent oder Wert), die Funktion (erhöhen/senken) und noch die Basis(Verkaufspreis/EK) auswählen. Nun müssen sie unten noch ihre Preisgruppe wählen und auf modifizieren klicken. Dadurch werden alle Produkte welcher dieser Preisgruppe zugeordnet sind modifiziert.

Die einzelne Anpassung einer Preisgruppe eines Produkts können Sie unter Produktdetails -> Anbindungen vornehmen. 

In jeder Schnittstelle gibt es außerdem ein Feld "Preisgruppe", in welcher Sie die Preisgruppe auswählen können. Die Preise aller dieser Schnittstelle zugeordneten Produkte werden dann dementsprechenden angeglichen.
Auch bei manuellen Kundenbestellungen können Sie eine Preisgruppe auswählen.

 

 

Beim CSV-Import wird ein Feld nicht importiert, was mache ich falsch? 

Bitte prüfen Sie, ob Sie das Feld 1:1 so angegeben haben, wie es in der Beispieldatei im Helpcenter drinsteht.

Bereits eine unterschiedliche Groß- und Kleinschreibung oder das Setzen eines nicht vorhandenen Feldes kann zu einem Fehler führen. 

 

 

Wie ändere ich meine Bankverbindung?

Sowohl die Bankverbindung, von der abgebucht wird, als auch die, die auf Ihren Rechnungen angezeigt wird müssen Sie beim Support ändern lassen.

 

 

Ich kann im Buchhaltungsexport ein Wirtschaftsjahr nicht auswählen, woran liegt das?

Sie müssen für jedes Wirtschaftsjahr einen Belegnummernkreis anlegen, das machen Sie unter Verwaltung -> Anzeigen -> Verwaltung -> Belegnummernkreise -> Anlegen.

 

 

Kann ich cludes ohne Artikel / Lagerstände nutzen?

Ja. Sie können cludes auch ohne Artikel / Lagerbestände nutzen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall der Funktionsumfang jedoch teilweise eingeschränkt ist. Folgende Schnittstellen sind erfolgreich getestet:

  • Import von ebay Verkäufen
  • Import von Amazon Verkäufen (keine weiteren Anpassungen notwendig)
  • Import von xt::commerce Verkäufen (keine weiteren Anpassungen notwendig)
  • weitere auf Anfrage

 

 

Eine Bestellung erscheint nicht in der Pickliste. Woran liegt das?

Bestellungen erscheinen nur in der Pickliste, wenn für den jeweiligen Artikel ein ausreichender Bestand existiert und die Rechnung bereits ausgedruckt oder heruntergeladen worden ist.

Falls die Bestellung dennoch nicht auf der Pickliste ist, kontaktieren Sie bitte den Support.

 

 

Wie kann ich eine Bestellung, dessen Rechnung schon gedruckt wurde, nachträglich modifizieren?

Öffnen Sie die Bestellung, wählen Sie den Reiter "Aktion" und dort den Button "Rechnungsstatus zurücksetzen". Diese Funktion setzt den Rechnungsstatus zurück auf nicht gedruckt.

 

 

Ich habe bereits eine HBCI-Schnittstelle und jetzt ein neues Bankkonto, wie muss ich vorgehen?

Zunächst müssen Sie bei Ihrer Bank einen neuen HBCI-Schlüssel beantragen, diesen und die neuen Bankdaten teilen Sie anschließend dem Support mit. Der Support wird nun eine neue HBCI-Schnittstelle anlegen.

 

 

Einige der automatischen E-Mails kommen immer wieder zurück, woran kann das liegen?

Meistens handelt es sich dabei nicht um ein Serverproblem, das können Sie ganz einfach selber feststellen: Im oberen Abschnitt der Rückläufer wird stets die Fehlermeldung angezeigt (neben "Remote host said:", warum die Mail zurückgekommen ist.
Hier einige Beispiele:

  • Recipient address rejected: User unknown in relay recipient table: Empfänger ist unbekannt, dass liegt in den meisten Fällen daran, dass die angegebene E-Mail Adresse nicht exisitert.
  • mailbox unavailable: Posteingang ist nicht erreichbar, dass kann z.B.daran liegen, dass der Posteingang voll ist oder dass der Posteingangsserver des Empfängers nicht reagiert.
  • exceeded storage allocation 552-Quota exceeded: Posteingang des Empfänger ist voll.
  • Recipient address rejected: aol.com (z.B.): Hier scheint es ein allgemeines Problem mit AOL-Mailadressen zu geben, beobachten Sie bitte, ob generell alle Mails an AOL-Adressen zurückkommen oder ob es sich dabei nur um eine einzelne handelt. Bei einem allgemeinen Problem setzen Sie sich bitte mit dem Support in Verbindung.
  • user unknown: Die Mailadresse des Empfängers existiert nicht.

 

 

Was mache ich bei einer Inventur mit Artikeln welche aktuell bestellt sind?

Wenn der Artikel nur bestellt aber noch nicht verpackt ist liegt er noch in Ihrem Lager - muss also zum tatsächlichen Bestand dazu gezählt werden. Erst wenn der Artikel über die Pick-Liste oder über den Handscanner als verpackt markiert wird, wird der Bestand abgezogen.

 

 

Was mache ich wenn eine Rechnung nicht ausgedruckt wird?

Starten Sie bitte zunächst einmal das Drucktool, bzw. den Rechner auf dem das Drucktool läuft, neu. Wenn die Rechnungen dann noch immer nicht gedruckt werden schalten Sie bitte den Drucker aus und wieder an.
Falls dann noch immer keine Rechnungen gedruckt werden wenden Sie sich bitte an den Support.

 

 

Was mache ich wenn eine Bestellung mit Bundles importiert wurde, aber die Bundles nicht entpackt wurden?

Öffnen Sie die Bestellung. Wählen Sie im Reiter "Aktion" den Button "Rechnung regenerieren". Dadurch wird die Rechnung noch einmal neu erstellt und das System prüft noch einmal, ob es in der Bestellung Bundles gibt, welche entpackt werden müssen.

 

 

Nach einem Update meiner cludes-Instanz erscheint oberhalb des Menüs ein weißer Balken. Was kann ich dagegen tun?

Löschen Sie dazu bitte den Cache Ihres Browsers.

Chrome: Einstellungen -> Erweiterte Einstellungen anzeigen -> Datenschutz -> Browserdaten löschen -> "Gesamter Zeitraum" und "Bilder und Dateien im Cache" auswählen -> "Browserdaten löschen" wählen
Firefox: Einstellungen -> Datenschutz -> kürzlich angelegte Chronik -> "Alles löschen" wählen -> Details öffnen -> "Cache" wählen -> "Jetzt löschen" wählen

 

 

Was muss ich tun, wenn sich meine Firmenanschrift ändert?

1. Benachrichtigen Sie uns bitte über den Umzug Ihrer Firma mit einer Mail an team@cludes.de
2. Überprüfen bzw. andern Sie bitte alle Angaben in den Grundeinstellungen.
3. Überprüfen Sie bitte Ihre (Rechnungs-)vorlagen auf ein eventuelles "Hintergrundbild" und ersetzen Sie die bitte mit einem neuen Hintergrund, welche Ihre neue Anschrift beinhaltet.
4. Sofern Sie Ihre Firmenanschrift in Vorlagen fest eingetragen haben, müssen Sie diese Angaben ebenfalls modifizieren.