Rechnungsvorlagen
Latex Vorlagen dienen als Grundlage für Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften.

Übersicht:

 

Rechnungsvorlage

Wenn eine importierte Bestellungen im cludes-System durch die Zahlung des ausstehenden Betrages freigegeben wird, wird automatisch eine Rechnung zu dieser Bestellung generiert. Diese Rechnung beinhaltet alle Informationen bezüglich des Kunden, der bestellten Artikel, dem Eingang der Zahlung sowie dem Barcode der Bestellung. Die Informationen selbst werden aus den importierten Daten des Kunden der Bestellung geladen, das Aussehen und das Layout Ihrer Rechnungen bestimmen Sie selbst.
 
Dazu verwaltet cludes sogenannte Rechnungsvorlagen. Diese Vorlagen können Sie sich wie die bereits beschriebenen Mailvorlagen vorstellen, in denen mit Hilfe von Platzhaltern markiert wird, an welcher Stelle des Dokumentes die Kundeninformationen eingefügt werden sollen. Mit cludes können Sie nicht nur Vorlagen für Rechnungen, sondern auch für Lieferscheine oder Mahnungen verwalten. Für gewöhnlich stehen in Rechnungen die Lieferanschrift, der Empfänger, Sender und Barcode einer Rechnung, zusammen mit den Artikeln, die der Kunde bestellt hat. In cludes können Sie Ihre Rechnungsvorlagen selbstständig verwalten und modifizieren, Ihrem eigenen Stil anpassen oder gestalten – solange Sie wissen, wie Rechnungen intern erstellt werden.
 
Hinweis: Wenn Rechnungen nicht automatisch ausgedruckt werden, starten Sie bitte zunächst einmal das Drucktool, bzw. den Rechner auf dem das Drucktool läuft, neu. Wenn die Rechnungen dann noch immer nicht gedruckt werden schalten Sie bitte den Drucker aus und wieder an.
Falls dann noch immer keine Rechnungen gedruckt werden wenden Sie sich bitte an den Support.
 
 

Schnittstelle: PDF erzeugen

Jede Instanz verfügt über eine besondere Schnittstelle, die sogenannte "PDF erzeugen"-Schnittstelle. Tatsächlich kann man die Rechnungsgenerierung mit einer Schnittstellenausführung vergleichen, da erst im Anschluss aller anderen Ausführungen die Rechnungen erzeugt werden. Dies geschieht deshalb, weil zu diesem Zeitpunkt die Wahrscheinlichkeit, dass durch Bestellimporte zu generierende Rechnungen im System aufgetaucht seien, am Größten ist. "PDF erzeugen" geht alle Bestellungen, bei denen noch keine Rechnung erzeugt wurde, durch, lädt aber nur relevante Daten von den Bestellungen, welche auf den Status "Freigegeben" gesetzt wurden. Dann wird Ihre favorisierte Rechnungsvorlage geladen, für jede Bestellung ein Suchen-und-Ersetzen-Vorgang für die Platzhalter in der Vorlage gestartet und schließlich noch ins PDF-Format übersetzt. Diese können Sie nun ausdrucken und verwenden, um Ihre Bestellungen abzuschließen. Die Rechnungsvorlagen werden mit der Textbeschreibungssprache LaTeX verwaltet, die es einem Text erlaubt, auf jeder Maschine gleich angezeigt zu werden (was keine Selbstverständlichkeit ist, wenn Sie bspw. Zeilenumbrüche in Mac OS, Microsoft Windows und den Linux-Distributionen vergleichen.). Dies alles übernimmt "PDF erzeugen" – Sie können die Schnittstelle wie jede andere Schnittstelle auch konfigurieren.
 
Um die Konfiguration der Rechnungsvorlagen einzusehen gehen Sie bitte wie folgt vor: Verwaltung -> Anzeigen -> Schnittstellen -> Anzeigen -> PDF erzeugen.
 
Das sich öffnende Formular wird sich – abgesehen von dem Funktionsumfang, welche jede Schnittstelle unterschiedlich definiert – nicht sonderlich von den anderen Schnittstellenkonfigurationsformularen unterscheiden.

 

 

Damit Sie einen Überblick über die möglichen Verhaltensweisen Ihrer Rechnungserzeugung erhalten, wird Ihnen nun jedes Eingabefeld erläutert:

  • Notiz: Eine selbsterstellte Notiz, die nicht direkt bei der Rechnungserzeugung verwendet wird.
  • Schnittstelle aktiv?: Gibt an, ob die Schnittstelle aktiviert ist oder nicht. Falls sie nicht aktiviert ist, werden keine Rechnungen generiert - dies kann in einigen Fällen erwünscht sein, aber meistens ist eine aktive Rechnungserzeugung erwünscht.
  • Welche Dokumente sollen erzeugt werden?: Hier können Sie auswählen, welche Dokumente erzeugt werden sollen. Hierdurch verlangsamt sich die Ausführung der Schnittstelle, sodass Sie, wenn Sie beispielsweise keine Lieferscheine generieren wollen, diese auch nicht auswählen sollten.
  • Wie soll die Tabelle dargestellt werden?: Hier können Sie auswählen, wie die Artikel auf den Rechnungen angezeigt werden sollen.
  • Besteuerung der Produkte: Hier können Sie die Mehrwertbesteuerung Ihrer Kunden und Geschäftspartner festlegen.
  • Steuern auf Rechnung: Gibt an, ob generell Netto gleich Brutto oder ob ein Unterschied bei Firmen mit einer Umsatzsteueridentifikationsnummer gemacht werden soll.
  • Dokumente per E-Mail verschicken?: Wenn diese Option deaktiviert ist, werden keine Rechnungen mehr per E-Mail an alle Kunden jeder Schnittstelle geschickt. Dies ist sozusagen der Hauptschalter des Mail-Versands, während die Konfiguration in Ihren Schnittstellen die Sicherung darstellt. Einzelne deaktivierte Rechnungsversendungen werden die Rechnungserzeugung nicht sonderlich beeinflussen, aber wenn der komplette Rechnungsversand per E-Mail deaktiviert wurde, funktioniert keine Schnittstelle in dieser Hinsicht.
  • Umgerechneter Rechnungsbetrag mit auf Rechnung anzeigen?: Setzen Sie hier einen Haken, wenn der umgerechnete Rechnungsbetrag auch auf der Rechnung angezeigt werden soll. Also bei ausländischen Bestellungen der Wert der ausländischen Währung und der Euro-Wert.
  • Dropshipper E-Mail nicht senden: Falls Sie Ware per Dropshipping versenden und der Dropshipping-Lieferant ebenfalls eine Rechnung an den Kunden verschickt können Sie hier entscheiden ob Ihre Bestellbestätigung zusätzlich auch versendet werden soll oder nicht.

 

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Rechnungsvorlagen bearbeiten" können Sie Ihre Rechnungsvorlagen bearbeiten. Die beiden Formulare wurden getrennt, weil die Schnittstelle möglichst keine existierenden Daten verändern soll – in der Schnittstellenkonfiguration definieren Sie, wie die Rechnungserzeugung arbeiten soll, und im Rechnungsvorlageneditor beschreiben Sie die Daten, mit denen die Schnittstelle später arbeiten wird. Übrigens können Sie das Formular benfalls über die Schaltfläche "Rechnungsvorlagen" in der Rubrik "Vorlagen" aufrufen.

 

 

 

LaTeX-Vorlagen anzeigen & modifizierern

Neue Rechnungsvorlagen lassen sich über den Link "Neue Vorlage erstellen" anlegen. Sie können mehrere Vorlagen des gleichen Typs anlegen und diese unterschiedlichen Schnittstellen zuordnen um so unterschiedliche Rechnungen je Verkaufsplattform an die Kunden zu versenden.

Wichtig: Wenn Sie mehrere Rechnungsvorlagen für unterschiedliche Schnittstellen nutzen sollten Sie in jedem Fall eine Vorlage ohne Schnittstellenzuordnung anlegen, diese wird für manuelle Bestellungen genutzt.

Wichtiger Hinweis

Es darf allgemein nur eine einzige neutrale Vorlage geben.
Desweiteren darf es pro Schnittstelle nur eine Vorlage für den jeweiligen Vorlagentypen geben.
Die gleiche Reglung gilt auch bei Vorlagen ohne Schnittstellen-Zuweisung.

 

Die Tabelle beinhaltet alle Vorlagen, welche Sie bis jetzt im System gesichert haben, und zeigt Ihnen folgende Felder an:
  • Bezeichner: Der von Ihnen gewählte Bezeichner für die Vorlage.
  • Typ: Beschreibt den Vorlagentyp. Da dieser nicht eindeutig aus dem Inhalt der LaTeX-Vorlage zu erkennen ist, müssen Sie die Typen explizit angeben, damit die  Rechnungserzeugung die richtige Vorlage einladen und mit der Platzhalterersetzung bearbeiten kann.
  • Aktiv: Dieses Feld  gibt an, ob die Rechnungsvorlage vom System genutzt werden kann oder nicht. Zumindest eine Vorlage jeden Typs sollten Sie immer auf "aktiv" lassen, da sonst keine Dokumente des jeweiligen Typs erstellt werden können.
  • bearbeiten: Dieses Feld beinhaltet einen Link, damit Sie die jeweilige Vorlage bearbeiten können.

 

Bitte beachten Sie, dass Sie mehrere Vorlagen ein und denselben Typs im System speichern können, und das System deshalb bei mehrfacher Auswahl die Vorlage mit dem jüngsten Änderungsdatum verwenden wird. Durch einen Klick auf die Schaltfläche "bearbeiten" in der Spalte "bearbeiten" rufen Sie den Editor für die Rechnungsvorlage auf (ein wichtiger Hinweis: für cludes ist eine Rechnungsvorlage und eine Vorlage für Rechnungen nicht das selbe – Sie hinterlegen bei cludes die Vorlage, und das System generiert aus weiteren Einstellungsmöglichkeiten hinterher die wirkliche Vorlage).

 

Zum besseren Verständnis werden hier alle Menüpunkte aufgelistet:
  • Vorlagen Name: Hier können Sie einen eigenen Namen für Ihre Vorlage verwenden.
  • Vorlage aktiv: Hiermit können Sie bestimmen, ob die Rechnungsvorlage für die Rechnungsgenerierung aktiviert oder deaktiviert sein soll.
  • Zugeordnete Typen: Hier können Sie bestimmen, für welche Art von Erzeugnissen die Vorlage generiert werden soll. Bitte beachten Sie, dass Sie der Vorlage mehrere Typen zuweisen können, was ideal ist, wenn die Dokumente sich sehr ähnlich sein sollen.
  • Zugeordnete Schnittstellen: Hier können Sie bestimmen, für welche Schnittstellen Sie die Vorlage verwenden wollen. Dies kann zum Beispiel dann von Vorteil sein, wenn Sie für jede Landesplattform eines Angebotes (beispielsweise Amazon) eine eigene Rechnungsvorlage verwenden wollen.

 

 

  • Hintergrund:  Hier können Sie eine PDF-Datei als Hintergrund für Ihre Vorlage angeben und hochaden, wenn Sie sich nicht mit LaTeX auseinandersetzen wollen. Diese Datei sollte hinsichtlich dem Briefpapier ausgerichtet sein (Kopf- und Fußzeile), und außerdem in der Mitte vollkommen leer sein, damit cludes hierrauf die bestellten Posten und die Lieferanschrift generieren kann, andernfalls würde vorhandener Text überschrieben werden. Beachten Sie hierbei die Dateigröße. Umso größer das Briefpapier desto mehr Speicherplatz benötigt die Rechnung.
  • Anhang: Hier können Sie eine Bilddatei mit Ihrem Logo oder Ihrer Fußzeile am unteren Ende der Vorlage angeben und hochladen.
  • Übersetzungstexte: Hier können Sie die Platzhalter für bestimmte Texte angeben. Falls Sie Ihre Artikel in mehrere Länder versenden und die Vorlage automatisch die entsprechenden Texte für die Begrüßung oder die Angabe für das Zahlungsdatum beinhalten soll, können Sie hier die Übersetzungsnummer angeben.
  • Text anzeigen: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie sich den LaTeX-Code der Vorlage anzeigen lassen. Hinweis: Wir nutzen das Koma-Script die Dokumentation finden Sie unter http://texdoc.net/texmf-dist/doc/latex/koma-script/scrguide.pdf. Sie können allerdings auch andere LaTeX-Anleitungen zur Hilfe nehmen um ihrem LaTeX-Code zu erstellen. Viele Standardmodule sind hierfür schon vorinstalliert.

Mit dem Klick auf "Vorlage speichern" können Sie die Vorlage sichern. Bei der nächsten Ausführung von "PDF erzeugen" wird die zuletzt bearbeitete Vorlage zum Generieren des gewünschten Dokumentes verwendet.

 
 
 
 
 

LaTeX-Befehle

LaTeX-Befehle beginnen immer mit einem Backslash ( ) und können Parameter zwischen geschweiften ( {} ) sowie optionale Parameter zwischen eckigen Klammern ( [] ) enthalten ( /Befehl[optionaler parameter]{parameter} ).

Hier finden Sie einige der wichtigsten Funktionen (bitte ersetzen Sie das Slash [/] mit einem Backslash [dt. Tastatur: Alt Gr + ß]):

/begin{document}

Hiermit startet der eigentliche Inhalt des Dokumentes.

/end{document}

Hiermit endet der Inhalt des Dokumentes.

/tiny
/scriptsize
/footnotesize
/small
/normalsize
/large
/Large
/LARGE
/huge
/Huge

Schaltet auf die jeweilige Schriftgröße um.

/textbf{"wort"}

Hiermit wird das entsprechende Wort oder Text fett dargestellt.

{i "wort"}

Hiermit wird das entsprechende Wort oder Text "kursiv" (engl. italics) dargestellt.

/newpage

Erzeugt eine neue Seite.

// oder /newline

Zeilenumbruch

/newkomavar*[text]{variablenname}

/setkomavar{variablenname}{wert}

Hiermit können weitere Zeilen im Briefkopf (neben Datum/Rechnungsnummer) hinzugefügt werden.

Je nachdem wieviele Informationen Sie hier angeben kann es passieren dass sich die Informationen überschneiden oder außerhalb des Sichtbaren bereichs abgedruckt werden.

 

Weitere Informationen zu LaTeX finden Sie zum Beispiel hier oder hier.

 

 

Eigener Text

Falls Sie einen eigenen Text für den Schlusssatz "Wir bitten um Zahlung.." definieren wollen können Sie das wie folgt tun:

  • Legen Sie im Übersetzungssystem einen neuen Platzhalter an. Siehe hier.
  • Definieren Sie in diesem Platzhalter Ihren eigenen Text für den Schlusssatz.
  • Innerhalb der Rechnungsvorlage unter "Kommentar (unbezahlt)" geben Sie nun die ID des von Ihnen angelegten Platzhalters an.

 

Sie können auch für verschiedene Länder verschiedene Platzhalter angeben. Dazu gehen Sie so vor:

  • Legen Sie im Übersetzungssystem den Platzhalter an. Siehe hier.
  • Grundeinstellungen -> "Rechnungserzeugung: Übersetzungsplatzhalter zur Ersetzung des Kommentarfeldes"
  • Hier tragen Sie den Platzhalter in folgendem Format ein: 2 stellige ISO = Translate ID, Bsp.: de=1500 - mit einem Semikolon können Sie mehrere Länder trennen.

 

 

 

Weitere Änderungsmöglichkeiten

Im innerhalb der Latexvorlage die Anschrift nach oben zu verschieben, oder generell einen künstlichen Absatz zu erzeugen, können Sie folgendes einbinden:

Innerhalb von diesem Teil das Kommando einfügen.

negative Werte = nach oben verschieben
positive Werte = nach unten verschieben 

 

Um den Briefteil inklusive Bestellnummer neu zu positionieren muss das eingefügt werden.

Dies muss zwischen diese Teile.

 

 

 

Wie kann ich eine Rechnungsvorlage testen?

innerhab von cludes gibt es derzeit keine möglichkeit eine Rechnungsvorlage zu testen. Dies muss über eine seperate Rechnungsvorlage, welche für eine bestimmte Schnittstelle erstellt und ausgewählt wird, durchgeführt werden. Dazu kopieren Sie den Text ihrer Latexvorlage in eine neu erstellte Rechnungsvorlage und passen diese anschließend nach Ihren wünschen an.
Wie Sie eine neue Vorlage anlegen und bearbeiten finden Sie in diesem Abschnitt.

Wichtig hierbei ist dann, das Sie entweder für Ihre normale Rechnungsvorlage alle Schnittstellen zuweisen oder der neuen Testvorlage ein Schnittstelle zuweisen, worüber selten Bestellungen importiert werden.

Nun müssen Sie eine Manuelle Kundenbestellung (für einen Testkunden) auslösen und unter "Einstellungen" entweder die Schnittstelle wählen, welche Sie auchder Testvorlage zugewiesen haben, oder gar keine Schnittstelle zuweisen. Eine Vorlage ohne irgendeine Schnittstellenzuweisungen wird immer für das manuell Bestellen genutzt.

Als Zahlungsart bietet sich "Rechnung" an, da hier die Bestellung direkt freigegeben wird. Nun wählen Sie ein paar Produkte aus und drücken auf "sofort bestellen". Daraufhin wird die Bestellung und eine Rechnung erstellt, Innerhalb dieser Bestellung können Sie die Rechnung unter den Reiter Aktion herunterladen 

 

 

 

Angebotsvorlage

Für die Angebots-Funktion muss eine separate Vorlage vom Typ "Angebot" hinterelgt sein.

Standartgemäß ist diese Vorlage noch nicht im System angelegt. Sie können den LaTeX-Code der Rechnungsvorlage kopieren und in die neue Angebots-Vorlage einfügen und entsprechend abändern, oder Sie nutzen unseren Beispiel-Code. Diesen können Sie sich hier herunterladen.

 

F.A.Q.

Ich möchte, das nur ein Lieferschein ausgedruckt wird, wie mache ich dies?

  • Hierzu müssen Sie eine Separate Lieferscheinvorlage erstellen. Innerhalb der Einstellung zur Rechnungserzeugung muss dann auch die Option zur generierung des Lieferscheins aktiv sein. Sobald ein Lieferschein innerhalb der Bestellung vorliegt, wird dieser immer vom cludes Connector angefordert und ausgedruckt (es sei denn, es wurde explizit der Druck bzw. die Anforderung von "nur Rechnung" ausgewählt).

Wieso werden die Rechnungen nicht per E-Mail versandt?

  • Entweder wurde der Rechnungsversand für die Schnittstelle über die Mailvorlage "Allgemein: Kundenrechnung per E-Mail" deaktiviert oder es gab ein Problem bei der generierung der Rechnung. Im ersten Fall sollten Sie die Mailvorlage wieder aktivieren. Im zweiten Fall erscheint innerhalb der Bestellung normalerweise eine Systemnotiz worin beschrieben wird, wieso eine Rechnung nicht erstellt werden konnte. Die Fehlermeldungen sind hierbei Selbsterklärend und müssen mit geeigneten Schritten behoben werden. Je nach Schnittstelle kann es auch sein, dass hier der Rechnungsversand explizit aktiviert und deaktiviert werden kann, Sie sollten hier die Schnittstelleinestellungen kontrollieren.