PDF erzeugen
Beschreibung über die PDF erzeugen Schnittstelle. Dabei handelt es sich um die Schnittstelle, die für die Rechnungserzeugung zuständig ist.
Jede Instanz verfügt über eine besondere Schnittstelle, die sogenannte "PDF erzeugen"-Schnittstelle. Tatsächlich kann man die Rechnungsgenerierung mit einer Schnittstellenausführung vergleichen, da erst im Anschluss aller anderen Ausführungen die Rechnungen erzeugt werden. Dies geschieht deshalb, weil zu diesem Zeitpunkt die Wahrscheinlichkeit, dass durch Bestellimporte zu generierende Rechnungen im System aufgetaucht seien, am Größten ist. "PDF erzeugen" geht alle Bestellungen, bei denen noch keine Rechnung erzeugt wurde, durch, lädt aber nur relevante Daten von den Bestellungen, welche auf den Status "Freigegeben" gesetzt wurden. Dann wird Ihre favorisierte Rechnungsvorlage geladen, für jede Bestellung ein Suchen-und-Ersetzen-Vorgang für die Platzhalter in der Vorlage gestartet und schließlich noch ins PDF-Format übersetzt. Diese können Sie nun ausdrucken und verwenden, um Ihre Bestellungen abzuschließen. Die Rechnungsvorlagen werden mit der Textbeschreibungssprache LaTeX verwaltet, die es einem Text erlaubt, auf jeder Maschine gleich angezeigt zu werden (was keine Selbstverständlichkeit ist, wenn Sie bspw. Zeilenumbrüche in Mac OS, Microsoft Windows und den Linux-Distributionen vergleichen.). Dies alles übernimmt "PDF erzeugen" – Sie können die Schnittstelle wie jede andere Schnittstelle auch konfigurieren.
Um die Konfiguration der Rechnungsvorlagen einzusehen gehen Sie bitte wie folgt vor: Verwaltung -> Anzeigen -> Schnittstellen -> Anzeigen -> PDF erzeugen.
Das sich öffnende Formular wird sich – abgesehen von dem Funktionsumfang, welche jede Schnittstelle unterschiedlich definiert – nicht sonderlich von den anderen Schnittstellenkonfigurationsformularen unterscheiden.
Damit Sie einen Überblick über die möglichen Verhaltensweisen Ihrer Rechnungserzeugung erhalten, wird Ihnen nun jedes Eingabefeld erläutert:
- Notiz: Eine selbsterstellte Notiz, die nicht direkt bei der Rechnungserzeugung verwendet wird.
- Schnittstelle aktiv?: Gibt an, ob die Schnittstelle aktiviert ist oder nicht. Falls sie nicht aktiviert ist, werden keine Rechnungen generiert - dies kann in einigen Fällen erwünscht sein, aber meistens ist eine aktive Rechnungserzeugung erwünscht.
- Welche Dokumente sollen erzeugt werden?: Hier können Sie auswählen, welche Dokumente erzeugt werden sollen. Hierdurch verlangsamt sich die Ausführung der Schnittstelle, sodass Sie, wenn Sie beispielsweise keine Lieferscheine generieren wollen, diese auch nicht auswählen sollten.
- Wie soll die Tabelle dargestellt werden?: Hier können Sie auswählen, wie die Artikel auf den Rechnungen angezeigt werden sollen.
- Besteuerung der Produkte: Hier können Sie die Mehrwertbesteuerung Ihrer Kunden und Geschäftspartner festlegen.
- Steuern auf Rechnung: Gibt an, ob generell Netto gleich Brutto oder ob ein Unterschied bei Firmen mit einer Umsatzsteueridentifikationsnummer gemacht werden soll.
- Dokumente per E-Mail verschicken?: Wenn diese Option deaktiviert ist, werden keine Rechnungen mehr per E-Mail an alle Kunden jeder Schnittstelle geschickt. Dies ist sozusagen der Hauptschalter des Mail-Versands, während die Konfiguration in Ihren Schnittstellen die Sicherung darstellt. Einzelne deaktivierte Rechnungsversendungen werden die Rechnungserzeugung nicht sonderlich beeinflussen, aber wenn der komplette Rechnungsversand per E-Mail deaktiviert wurde, funktioniert keine Schnittstelle in dieser Hinsicht. Beachten Sie bitte, das für Bestellungen die älter sind als 28 Tage (ab Bestelldatum), kein automatischer Mailversand durchgeführt wird.
- Umgerechneter Rechnungsbetrag mit auf Rechnung anzeigen?: Setzen Sie hier einen Haken, wenn der umgerechnete Rechnungsbetrag auch auf der Rechnung angezeigt werden soll. Also bei ausländischen Bestellungen der Wert der ausländischen Währung und der Euro-Wert.
- Dropshipper E-Mail nicht senden: Falls Sie Ware per Dropshipping versenden und der Dropshipping-Lieferant ebenfalls eine Rechnung an den Kunden verschickt können Sie hier entscheiden ob Ihre Bestellbestätigung zusätzlich auch versendet werden soll oder nicht.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Rechnungsvorlagen bearbeiten" können Sie Ihre Rechnungsvorlagen bearbeiten. Die beiden Formulare wurden getrennt, weil die Schnittstelle möglichst keine existierenden Daten verändern soll – in der Schnittstellenkonfiguration definieren Sie, wie die Rechnungserzeugung arbeiten soll, und im Rechnungsvorlageneditor beschreiben Sie die Daten, mit denen die Schnittstelle später arbeiten wird.