Buchhaltung über cludes

cludes übernimmt eine Vorkontierung der Ausgangsrechnungen sowie Ausgangsgutschriften. Es werden ausschließlich Forderungen und Verbindlichkeiten von Debitoren (Kunden) ausgegeben. Zahlungen werden nicht exportiert, da diese i.d.R. über das Bankkonto eingehen und nicht zwangsläufig eine Verbindung zu cludes besteht.

Hinweis: Für Ausgangsgutschriften und Ausgangsrechnungen muss unter Verwaltung -> Anzeigen -> Verwaltung -> Belegnummernkreis ein Belegnummernkreis angelegt werden! Anschließen kann dieser in die Buchhaltungsdaten exportiert werden und erscheint im Wirtschaftsjahr.

Für einen korrekten Export der Buchungen aus cludes sind zuvor einige Punkte mit dem Steuerberater abzuklären sowie dem cludes Support zu übermitteln:

Welcher Kontenrahmen wird verwendet
Buchungskonto für Umsätze 7%
Buchungskonto für Umsätze 19%
Buchungskonto für Umsätze Drittland
ggf. Buchungskonto für innergem. Lieferungen
evt. Sonstige Besonderheiten wie Überschreitung der Lieferschwellen für bestimmte EU-Länder mit MwSt. Berechnung vom Zielland
Welche Debitorenkonten sollen verwendet werden?
z.B. eigenes Konto für jeden Kunden (wird selten gemacht)
Sammelkonten je Verkaufskanal / Zahlungsart

Gut ist wenn wir z.B. die Auskunft bekommen wie die Rechnungen aktuell verbucht werden. So können wir die jeweils optimale Lösung planen.

Beispiel einer Exportdatei / Debitoren Rechnungen:

06.01.2013|ARHS 2013|1|RE 42281-93799 028-1123566-4817928 (19.00)|14,43|10499|8401|0|EUR|028-1123566-4817928
07.01.2013|ARHS 2013|2|RE 42282-93800 303-4569360-0841109 (19.00)|10,50|10499|8401|0|EUR|303-4569360-0841109
19.01.2013|ARHS 2013|3|RE 42285-93802 304-7967752-8517958 (19.00)|5,76|10499|8401|0|EUR|304-7967752-8517958
22.01.2013|ARHS 2013|4|RE 42286-93803 302-8201973-8263517 (19.00)|11,80|10499|8401|0|EUR|302-8201973-8263517
24.01.2013|ARHS 2013|5|RE 42288-93804 304-6895767-1971545 (19.00)|44,00|10499|8401|0|EUR|304-6895767-1971545

Datenfelder

Hier eine Übersicht aller Datenfelder, welche Ihnen in der CSV-Datei aus dem Buchhaltungs-Export angezeigt werden:

Buchungsdatum
Belegnummernkreis
Belegnummer
Buchungstext mit Steuersatzinfo
Betrag
Soll-Konto
Haben-Konto
Steuerschlüssel
Währung
OP-Belegfeld für Abgleich / externe Bestellnummer

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Buchungskonto kann festgelegt werden für:
- Inland 19%
- Inland 7%
- innergemeinschaftliche Lieferungen
- Drittland
Ziellandbesteuerung bei Überschreitung von Umsatzgrenzen möglich
Sammeldebitor nach Verkaufskanal oder Zahlungsart möglich

Bitte klären Sie die gewünschten Einstellungen mit Ihrem Steuerberater. Die Einstellungen können Sie anschließend über den Support vornehmen lassen.

Sonstiges

Regulär nimmt cludes eine Vorkontierung vor und erzeugt einen Export für alle Debitoren-Rechnungen / Gutschriften. Die Zahlungen werden nicht exportiert, da diese in der Regel separat vom Buchhalter über das Bankkonto verbucht werden und hier ggf. auch Zahlungen an Kreditoren gelistet sind.

Hinweis zur Zahlungserkennung

Die Paypal / HBCI-Schnittsztelle importiert je nache eingerichteten Schnittstellen automatisch Buchungen von Paypal sowie ggf. dem Bankkonto. Das Modul "Zahlungserkennung” übernimmt schließlich die Prüfung der Buchungen und vergleicht diese mit den laufenden Zahlungen. Sollte ein Kunde keinen korrekten Verwendungszweck angegeben haben, so sollten Sie besser den Verwendugszweck über die zusätzlichen Eingabefelder in der Zahlungsübersicht korrigieren, so dass die Zahlungserkennung diese schließlich automatisch zuweisen kann.

Über die API haben Sie bereits die Möglichkeit die Zahlungsdaten von Paypal sowie dem Bankkonto in einem speziellen Exportformat inkl. Referenzfeld auf die Bestellung abzurufen.

Besonderheiten bei Amazon

Bei Vorkasse-Zahlungen erstellt cludes die Rechnung jeweils erst mit Zahlungeingang, so dass keine offenen Forderungen entstehen. Bei Amazon erfolgt die Auszahlung jedoch zeitlich versetzt.

Amazon leistet eine Gesamtzahlung, welche aus mehreren Positionen (Grundgebühr, Verkaufsprovisonen, Kundenzahlung, FBA-Gebühren etc.) besteht. Ohne zusätzliche Software und Bearbeitung der Buchungen ist es schwierig im Bezug auf Amazon die offenen Posten genau zu pflegen. Es gibt hier folgende Lösungen:

wir bieten als optionale kostenpflichtige Lösung eine monatliche Auswertung der Amazon-Zahlungsberichte an und erstellen Ihnen einen csv oder DATEV-.Export für die Zahlungen. Dabei erhalten Sie Buchungspositionen für jede einzelne Bestellung, so dass sich die offenen Posten monatlich ausgleichen und nur die tatsächlich offenen Forderungen bestehen bleiben. Auch die Amazon Gebühren erhalten Sie als separate Buchung, so dass der Gesamtbetrag dem von Amazon überwiesenen Betrag entspricht
wir haben Kunden, die führen jeweils keinen offenen Posten Ausgleich bei Amazon durch. Vielmehr werden lediglich die Amazon-Gebühren gemäß dem Amazon Abrechnungsbericht pro Monat ausgebucht. Der verbleibende Zahlbetrag liegt mit den Kundenzahlungen auf einem Sammelkonto. Für den Jahresübergang wird der ausstehende Zahlbetrag anteilig auf die Tage verteilt und dann für das Abschlussjahr geschätzt und bleibt als Forderung stehen. Ob diese Schätzung zum Jahresübergang akzeptiert wird kann aber vom jeweils zuständigen Finanzamt abhängen und sollte in jedem Fall individuell abgeklärt werden