Übersicht:
Inkasso
In diesem Artikel finden Sie Informationen zu fälligen Zahlungen, dem Mahnlauf und offenen Rechnungen.
Zahlungsstorno
Zeigt Ihnen eine Übersicht der im System vorhanden Rücklastschriften. Dabei handelt es sich um von Ihenn aufgegeben Bankeinzüge, die fehlgeschlagen sind und zurückgebucht wurden weil z.B. das Konto des Kunden nicht gedeckt war.
Wie Rücklastschriften automatisch erkannt werden und wie sie manuell angelegt werden entnehmen Sie bitte diesem Artikel.
Fälligkeit
Die Rubrik "Fälligkeit" zeigt Ihnen alle Bestellungen mit der Zahlungsart “Rechnung” an, bei denen das Zahlungsziel überschritten worden ist.
Sofern Sie in cludes die nötigen Einstellungen vorgenommen haben, wird nach der hinterlegten Anzahl von Tagen eine automatische E-Mail an den Kunden versendet, in welcher dieser dazu aufgefordert wird, die Zahlung zu leisten. Diese Anzahl können Sie unter Verwaltung -> Anzeigen -> Verwaltung -> Grundeinstellungen angeben.
Offene Rechnungen
Die Rubrik "Offene Rechnung" verhält sich ähnlich wie die Rubrik "Fälligkeit". Anders als unter "Fälligkeit" werden Ihnen hier alle Bestellungen mit der Zahlungsart Rechnung angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden.
Mahnlauf
Sie sehen alle offenen Bestellungen, bei welchen die Rechnung noch nicht beglichen wurden. Sie können hier selber entscheiden ob eine Mahnung an den Kunden versendet werden soll. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn es einen Stammkunden betrifft welchem Sie nicht sofort eine Mahnung schicken wollen da dieser sich vielleicht im Urlaub befindet.
Bestellungen verschwinden erst dann aus dem Mahnlauf, wenn diese bezahlt wurden bzw. als bezahlt oder erledigt markiert wurden.
Mahnungen können ab sofort auch heruntergeladen und an den Kunden verschickt werden. Mehr dazu finden Sie hier.
Die Felder werden Ihnen im einzelnen erklärt:
- Kunde: cludes-Kundennummer, über einen Klick auf diese öffnet sich ein neues Fenster mit der Detailseite des Kunden.
- Name: Der Name des Kunden.
- Rech.-Datum: Datum, wann die Bestellung aufgegeben wurde. Unterhalb des Datums erfahren Sie wie viele Tage seitdem vergangen sind.
- momentanes Zahlungsziel / Fälligkeit in Tagen: Datum, wann die Rechnung spätestens beglichen werden sollte. Diese Anzahl an Tagen können Sie in den Grundeinstellungen von cludes festlegen.
- neues Zahlungsziel: Das neue Zahlungsziel, zu welchem der Kunde in der letzten Mail / Mahnung aufgefordert wurde.
- Offen: Betrag, welcher noch offen ist.
- 1. Mahnung: Datum wann die 1. Mahnung versendet wurde. "n/a" bedeutet diese wurde noch nicht versendet.
- 2. Mahnung: Datum wann die 2. Mahnung versendet wurde. "n/a" bedeutet diese wurde noch nicht versendet.
- Mahnstufe: 0 bedeutet, es wurde noch keine Mahnung versendet. 1 bedeuet die 1. Mahnung wurde versendet, usw.
- Kundenguthaben: Guthaben, welches der Kunde noch hat.
- Hinweis: Sofern eine Mahnung versendet wurde, wird hier die Mailvorlage angezeigt.
- Mahnung versenden?: Setzen Sie nebem dem entsprechenden Auftrag einen Haken und wählen Sie anschließend den Button "modifizieren" unterhalb des Formulares, um die Mahnungen zu versenden.
Über den Button "Download" können alle bereits erstellten Mahnungen für die hier angezeigten Bestellungen heruntergeladen werden.
Rechts neben jedem Auftrag können Sie einen Haken setzen, um an diesen Kunden eine Mahnung zu versenden. Nachdem Sie alle Haken gesetzt haben, wählen Sie bitte unterhalb den Button “modifizieren” um die E-Mails zu versenden.
Hinweis: Die entsprechende Mailvorlage muss aktiviert sein!
Viele der im Mahnlauf genutzten Daten können Sie in den Grundeinstellungen unter Mahnwesen einstellen. Hierzu zählen die Einstellungen zu den Mahngebühren/kosten, die Anzahl der Tage nachdem erneut eine Mahnung verschickt werden kann, sowie das generelle Zahlungsziel.
Das Zahlungsziel wird genutzt um bei Bestellungen die als Zahlart "Rechnung" haben, das Zahlungsziel anhand des Rechnungsdatums zu setzen. Beachten Sie dass für ein einmal erzeugtes Dokument das Zahlungsziel nicht mehr automatisch geändert wird (auch bei Veränderung der Grundeinstellungen nicht).
Die einstellbare Anzahl der Tage gilt immer in Verbindung mit dem Zahlungsziel. Beim stellen einer Mahnung wird dieser Wert auf das aktuelle Datum zugerechnet und so ein neues Zahlungsziel eingetragen. Beachten Sie bitte, dass auch hier, bei Anpassung der Grundeinstellung das Zahlungsziel für bestehende Mahnungen/Bestellungen modifiziert wird. Zusätzlich zu diesem Zahlungsziel gewährt cludes den Kunden auch noch 3 Tage Zeit, bevor die Mahnung/Rechnung im Mahnlauf erscheint.
F.A.Q.
- Woran erkenne ich das eine Mahnung an den Kunden verschickt wurde?
- Dies können Sie unter den letzten Aktivitäten einsehen. Wenn hier "Mail-Vorlage: kdn_mahnung_m2" oder "Mail-Vorlage: kdn_mahnung_m3" ersichtlich ist, wurde eine E-Mail an den Kunden verschickt.
- Wofür steht "Download" im Mahnlauf?
- Dies ist ein Link wohinter sich die Mahnung befindet. Sobald dieser Link angezeigt wird, wurde eine Mahnung erzeugt und zum Kunden gesandt.
- Wieso wird der neu konfigurierte Wert für das Zahlungsziel nicht berücksichtigt?
- Bitte beachten Sie das nur für neu erstellte Rechnungen dieses Zahlungsziel genutzt wird. Ein einmal automatisch gesetztes Zahlungsziel wird auch durch regeneration der Rechnung nicht neu gesetzt. Sie können dieses allerdings manuell innhalb der Bestelldetailansicht verändern.
- Wieso wird meine Mahnung nicht erneut im Mahnlauf angezeigt obwohl das Zahlungsziel bereits erreicht ist?
- cludes gibt intern den Kunden noch drei weitere Tage Zeit. Dies ist vorallem dann nützlich, wenn der Kunde am letzten Tag überweist, die Bank allerdings noch ein paar Tage braucht, um den Betrag zu buchen. Somit verhindert man an dieser Stelle, dass erneut eine Mahnung erzeugt und dem Kunden zugestellt wird.